المعيار الكندى للإضافة الأرشيفية (CAAIS)‎ : بين التنظير و التطبيق

الملخص AR

اهتمت الكثير من الجهات المعنية بالعمل الأرشيفي على المستويين الوطني و الدولي بإصدار معايير تختص بتغطية أغلب العمليات الفنية و الخدمات الأرشيفية و إدارة الوثائق وغيرها من المجالات المتعلقة بالتخصص من أجل توحيد العمل الأرشيفي و تطويره إلا أن عملية الإضافة الأرشيفية تحديدا من العمليات التي لم تحظ بصدور معايير تساعد في توحيد مهامها حتى وقت قريب لذلك وقع الاختيار على أحدث المعايير الصادرة عن المجلس الكندي للأرشيف و هو: المعيار الكندي للإضافة الأرشيفية (CAAIS) الصادر في سبتمبر 2017 و الذي يمكننا اعتباره الأول من نوعه في توحيد عملية الإضافة التي ينتقل بناء عليها المسئولية المادية و القانونية و الإدارية للوثائق من الجهة المسئولة عن إنشاء و /أو حفظ الوثائق إلى الجهات المعنية بحفظ المقتنيات الأرشيفية الدائمة (الأرشيفات- المكتبات- المتاحف) و من ثم يتضح لنا مدى أهمية هذا المعيار وقد سعت هذه الورقة البحثية إلى دراسته و العمل على تطبيقه من خلال إعداد تسجيلة الإضافة بطريقة مقننة تساعد في الحصول على معلومات موحدة عن المواد الأرشيفية يصعب وجودها في أي مصدر آخر حيث تعد تسجيلة الإضافة أداة أساسية تدعم العمليات الفنية اللاحقة.

و يقسم هذا المعيار بيانات تسجيلة الإضافة إلى سبعة حقول و كل حقل يتضمن مجموعة من العناصر.

وقد فرضت طبيعة الدراسة الجمع بين منهجين الأول منهج دراسة الحالة و الذي استخدم في تحليل معيار الدراسة و تقييمه و الآخر المنهج المسحي و استخدم في جمع تجارب الجهات الأرشيفية بدول العالم المختلفة في تقنين عملية الإضافة الأرشيفية.

وقد أسفرت هذه الدراسة عن مجموعة من النتائج و منها صلاحية تطبيق معيار الدراسة على جميع الجهات المعنية بحفظ المقتنيات الأرشيفية سواء أرشيفات أو مكتبات أو متاحف كما يتميز بإمكانية تطبيقه سواء ورقيا أو إلكترونيا حيث يتكون من مجموعة من العناصر الأساسية و العناصر الفرعية التي تسهم في توثيق بيانات عملية الإضافة.