رقمنة الرصيد الأرشيفي : تجربة دار الوثائق القومية بمصر في رقمنة الوثائق

Author

أبو شعيشع، مصطفى علي

Source

المؤتمر العشرين للاتحاد العربي للمكتبات و المعلومات (إعلم) : نحو جيل جديد من نظم المعلومات و المتخصصين : رؤية مستقبلية، الدار البيضاء (المغرب) 9-11 كانون الأول 2009.

Publisher

Arab Federation for Libraries and Information

Publication Date

2009-12-31

Country of Publication

Tunisia

No. of Pages

6

Main Subjects

Library Sciences

Topics

• Egypt
• Data processing
• Archives

Arabic Abstract

تهدف هذه الدراسة إلى عرض تجربة دار الوثائق القومية بمصر في رقمنة رصيدها الأرشيفي.

فقد ظلت لفترة زمنية طويلة تعتمد على حفظ الوثائق و استرجاعها في شكلها الورقي، إلا أن ظهور تكنولوجيا المعلومات أدى إلى تغير هذا المفهوم، حيث يتضمن في الوقت الحالي تحويل الوثائق من شكلها الورقي إلى شكل إلكتروني يسمح للتعامل معها عن بعد من خلال شبكة المعلومات.

و ترجع أهمية هذه التجربة إلى أنها تتيح للباحثين التعامل بسهولة مع رصيد أرشيفي ضخم -من أي مكان- و الاستفادة إلى أقصى حد ممكن مما يحتويه من معلومات، بدلا من الاعتماد على وسائل الإيجاد التقليدية (الفهارس الورقية و غيرها) ذات الفائدة المحدودة.

إذ يبلغ الرصيد الأرشيفي لدار الوثائق القومية في مصر ما يزيد على 25 مليون وثيقة، إذ تعد من أقدم الأرشيفات الوطنية في المنطقة العربية و الأفريقية.

حيث ترجع الجذور الأولى لنشأتها إلى عام 1828م، حينما فكر محمد علي (1805-1848م) في إنشاء جهاز يحفظ للحكومة أوراقها و دفاترها و سجلاتها بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

فقد جرت العادة حتى ذلك الحين أن يحتفظ موظفو الدولة في مختلف الدواوين و المجالس بما في حوزتهم من أوراق و دفاتر، و أن يأخذوها معهم إذا عزلوا من مناصبهم أو تقلدوا وظائف أخرى.

و نتيجة لذلك كانت أعمال الدولة تصاب بالاضطراب، مما دفع محمد علي إلى التفكير في ضرورة إيجاد مكان تجمع فيه دفاتر جميع دواوين و سجلات الدولة و فروعها في الأقاليم.

فكان إنشاء الدفترخانة المصرية بحيث يسهل حفظها و الرجوع إليها كلما لزم الأمر.

و هكذا يمكن القول بأن الدفترخانة كانت بتعبير العصر الحديث مركز معلومات لحكومة محمد علي، تتولى تجميع الدفاتر و السجلات و الأوراق من مختلف مصالح الدولة و فروعها في الأقاليم، و استكمال الناقص منها، و تنظيم هذه الدفاتر و السجلات و تخزينها بطريقة تسهل استرجاع ما تطلبه منها المجالس المختلفة (الوزارات) -التي أنشأها محمد علي-لتستعين بها في دراسة ما يطرح عليها من موضوعات.

و في نهاية القرن التاسع عشر و بداية القرن العشرين تغير اسم الدفترخانة إلى دار المحفوظات التي كانت النواة الأولى التي اعتمدت عليها دار الوثائق المصرية في تكوين مجموعاتها الأرشيفية حين أنشأتها الدول عام 1954م.

و هكذا أصبحت دار الوثائق القومية منذ هذا التاريخ هي الدار الوطنية التي تقدم خدماتها للباحثين.

و قد تنوعت الخدمات التي تقدمها الدار لروادها من الباحثين و الدارسين و التي تميزها عن غيرها من مراكز المعلومات الأخرى كالمكتبات، و مراكز التوثيق التي تقتصر في أغلب الأحيان على أوعية معلومات ذات طابع مألوف (كالكتب، و الدوريات، و النشرات، و التقارير، و غيرها).

في حين تتميز أوعية المعلومات الوثائقية التي يقتنيها الأرشيف القومي شخص فيزيقي أو معنوي-عام أو خاص-نتيجة أدائه للأعمال الجارية، و تختار-لما لها من أهمية إدارية أو تاريخية-لتحفظ على الدوام في الأرشيف القومي حيث يرجع إليها.

و من ناحية الشكل فإن الوثائق تتنوع تنوعا كبيرا نتيجة لتنوع المواد التي كتبت عليها خلال العصور المختلفة، فهناك الوثائق الجلدية (التي كتبت على جلد أو رق)، و الوثائق البردية (التي كتبت على البردي)، و الوثائق التي كتبت على ورق سواء كان بلديا أو كيماويا.

و الحقيقة أن خدمات الوثائق هي التي تعكس أنشطة دار الوثائق أو الأرشيف القومي، فالمعيار الأساسي لقياس نجاح أي أرشيف قومي هي قدرته على أن يوفر للباحث الوثائق التي يريدها في الوقت الذي يحتاجها فيه.

و خدمات المعلومات في مجال الوثائق قد يقدمها الأرشيف القومي بناء على طلبات أو استفسارات طلبت من جانب الباحثين، كما قد يبادر بالقيام بها توقعا لاستفسار أو حاجة.

و من أبرز هذه الخدمات : الإعارة و الإطلاع، و ترجمة و قراءة الخطوط (ترجمة اللغة الأجنبية، و قراءة الخطوط العربية غير المألوفة للباحثين؛ كالديواني، و الطومار، و الثلث ...

الخ)، و التصوير و الاستنساخ، و القوائم و الكشافات و الملخصات، و خدمة الإحاطة الجارية، و صيانة الوثائق و ترميمها.

و على الرغم من أهمية هذه الخدمات التي يقدمها الأرشيف الوطني إلا أنها لا تحقق كل ما يطلبه الباحثون، خاصة أن وسائل الإيجاد و البحث عن الوثائق التي أعدتها دار الوثائق القومية -منذ فترة بعيدة- لمساعدة المترددين عليها أصبحت قاصرة عن تلبية متطلباتهم ؛ إذ اقتصرت على أربعة أنواع من الفهارس : الأول : فهرس ورقي مطبوع على شكل كتاب يحوي بيانا بالوحدات الأرشيفية و الموضوعات الرئيسة، و الفرعية داخل الوحدات، و بيان الحالة المادية لها بصفة عامة.

الثاني : فهرس بطاقي لعينة مختارة من وثائق أسرة محمد علي به ملخص لموضوع الوثيقة مع الإشارة إلى رقم الدفتر داخل الفترة الزمنية و الصفحة أو الصفحات المدونة بها الوثيقة.

و هذا الفهرس تم إعداده لمساعدة اللجنة التي شكلها الملك فؤاد في عشرينيات القرن العشرين لكتابة تاريخ أسرة محمد علي.

الثالث : فهرس للوثائق التي تم تصويرها على ميكروفيلم و هي تحوي سجلات و وثائق مفردة تم انتقاؤها من قوائم الرصيد المخزني لتمثل بعض الموضوعات الهامة للباحثين، و رتبت زمنيا (كالحجج الشرعية للأمراء و السلاطين من العصر الفاطمي حتى العصر العثماني).

و لم يتم إعداد كشاف لها لمساعدة الباحث للوصول إلى ما في داخل هذه الأفلام.

و اقتصرت أداة البحث على قائمة بأنواع السجلات المنتقاة للتصوير و أمام كل سجل الرقم الخاص به في وحدته و الفترة التاريخية التي يحتويها، و رقم الفيلم.

و على الباحث أن يقرأ القائمة ليستخرج منها الفترة الزمنية التي تخص بحثه، و رقم الفيلم ثم يعاود مرة أخرى البحث داخل الفيلم ليصل إلى مراده.

و على الرغم من أن تصوير الوثائق على الميكروفيلم يضعها في مكان واحد، و لكنه لا يساعد على ربط مداخل البحث داخل الوثائق.

الرابع : قوائم (كشوف) بمحتويات الدار تضم كل مجموعة منها وحدة أرشيفية مستقلة عن باقي الوحدات، و تشمل البيانات الآتية : الرقم المسلسل للسجل، و الرقم القديم (رقم المنشأ الأصلي)، ثم الرقم الحديث، و هو رقم أو رمز حرفي للوحدة مع المسلسل الرقمي لحفظها داخل المخزن.

و يشمل الرقم الحديث رمز المتكاملة الأرشيفية، و الرقم المسلسل لكل وحدة من وحداتها حسب ترتيبها داخل المخزن، و رقم مسلسل لتقسيمات (تفريعات) هذه الوحدة.

فعلى سبيل المثال يرمز لديوان المعية السنية برقم (س / 1) فيشير حرف السين إلى المتكاملة الأرشيفية التي ينتمي إليها هذا الديوان و هي السيادية، أما الرقم واحد فيرمز لأول وحدة أرشيفية بالمخزن.

و تقسم الوحدة حسب تفريعاتها كالآتي : (س / 1 / 1) تشير إلى دفاتر الصادر للمعية السنية، و يشير الرمز (س / 1 / 2) لدفاتر الوارد لهذه الوحدة.

و يقسم كل موضوع فرعي إلى تفريعات أصغر، فالرمز س / 1 / 1 / 1 يشير إلى أول سجل صادر.

و هكذا خصصت الدار لكل سجل ثلاثة أرقام : الأول رقم المنشأ في وحدته الأصلية و يطلق عليه الرقم القديم أو الخاص، و الثاني رقم مسلسل وضعته الدار بعد أن قامت بترتيب جميع السجلات داخل وحدتها بالأرقام المسلسلة بغض النظر عن الموضوعات الفرعية، و ذلك للحصر العددي فقط.

و الثالث رقم حديث و هو أيضا رقم مسلسل خصص للباحث لاستخدامه في استدعاء السجلات المطلوبة لبحثه، و ينتهي بانتهاء الموضوع الفرعي، حيث يبدأ تسلسل جديد من رقم واحد لكل موضوع مستقل داخل الوحدة.

و أعدت الدار نسختين من هذه القوائم إحداهما لمخازن الرصيد، و الأخرى لقاعة البحث ليستعين بها الباحثون في الوصول إلى الوثائق اللازمة لبحوثهم.

و لكي يصل الباحث إلى مراده عليه أن يحدد الفترة الزمنية لبحثه، و الموضوعات الخاصة بها (صادر، وارد، استحقاقات ..

الخ)، ثم يبحث عنها داخل القوائم ليصل إلى الأرقام الحديثة للوثائق التي يرغب في الإطلاع عليها.

Data Type

Conference Papers

Record ID

BIM-375380

• APA
• MLA
• AMA