نظام أرشفة الوثائق و إدارتها إلكترونيا

Author

الشويعر، خولة بنت محمد

Source

المؤتمر العشرين للاتحاد العربي للمكتبات و المعلومات (إعلم) : نحو جيل جديد من نظم المعلومات و المتخصصين : رؤية مستقبلية، الدار البيضاء (المغرب) 9-11 كانون الأول 2009.

Publisher

Arab Federation for Libraries and Information

Publication Date

2009-12-31

Country of Publication

Tunisia

No. of Pages

20

Main Subjects

Library Sciences

Topics

• Data processing
• Archives

Arabic Abstract

في السنوات الأخيرة من القرن العشرين، و مع ظهور و تطور الحاسوب ظهرت أساليب جديدة غير الأساليب التقليدية لحفظ المستندات و الوثائق الضرورية، و أرشفتها عن طريق استخدام ذاكرة الكمبيوتر -الذاكرة الرقمية- و تطور هذا الأسلوب الجديد مع تطور ميكنة الحفظ، و سعة الذاكرة الرقمية، و تطور برمجيات اختزال و حفظ و استرجاع المعلومات، و الوثائق و المستندات.

و ظهرت الحكومة الإلكترونية، و تطورت الحاجة إلى الحفظ الرقمي للأرشيف حتى أصبح ضرورة لا بد منه و بنية أساسية أولية لا بد منها لتشغيل الحكومة الإلكترونية.

فنظام الأرشفة الإلكترونية : هو نظام يقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة و متكاملة قابلة للتخصيص بما يتناسب مع أنشطة أي مؤسسة مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق، و قوي يحل جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي، و كذلك إشكاليات بعض برامج الأرشفة الإلكترونية المتوفرة في السوق، و التي تتسم بالجمود و التعقيد.

كما يتيح نظام الأرشفة الإلكترونية أرشفة الوثائق، و الاحتفاظ بها على شكل ملفات إلكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية، و استخدامها لأمور حيوية أخرى، و لزيادة فاعلية أنظمة الأرشفة الإلكترونية إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة، و إمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام.

- تناولت هذه الدراسة ظهور مصطلح الأرشيف و تعريفه، و المشكلات التي تواجه المحفوظات في الدوائر الحكومية.

و مواصفات نظام الأرشيف الإلكتروني، من خلال عملية الميكنة في الأرشيف، و الحفظ بواسطة الحاسوب.

كما تم تعريف الأرشيف الإلكتروني، و تقسيم عمر الوثيقة إلى ثلاث مراحل هي : 1- المرحلة الأولى : (الوثائق النشطة).

2- المرحلة الثانية : (الوثائق غير النشطة).

3- المرحلة الثالثة : (الوثائق التاريخية).

كما حددت الدراسة أهداف الأرشيف الإلكتروني و أهميته و مزاياه.

و متطلبات التحول و الانتقال من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني، التي تتطلب عددا من المتطلبات التي يجب توافرها لبناء الحكومة الإلكترونية، و التي تعد عوامل رئيسة لإنجاح مشروع الحكومة الإلكترونية، هذه المتطلبات هي : أولا : المتطلبات التقنية الحديثة.

ثانيا : المتطلبات الإدارية.

ثالثا : المتطلبات البشرية لإنشاء الأرشيف الإلكتروني.

- طريقة إنشاء أرشيف إلكتروني (مراحل الأرشفة الإلكترونية) : تنقسم مراحل الأرشفة الإلكترونية إلى مرحلتين أساسيتين : الأولى تخطيطية، و الثانية تنفيذية.

- و قد تم عمل مقارنة بين نظم الأرشفة اليدوية و الإلكترونية، و بيان ببعض نظم الأرشفة الإلكترونية العربية و المعربة.

و ذكر برامج الأرشفة الإلكترونية العربية و المعربة.

و اختتمت الدراسة بتسجيل مجموعة من النتائج، و اقتراح بعض الإجراءات و التوصيات حتى يتم الوصول إلى الغرض المنشود و المطلوب من هذه الدراسة.

Data Type

Conference Papers

Record ID

BIM-375383

• APA
• MLA
• AMA