المتطلبات الوظيفية في نظام إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق و المحفوظات الوطنية بسلطنة عمان : دراسة تقويمية في ضوء المعاير الدولية

الملخص AR

اتخذت سلطنة عمان تدابير عدة للسير في درب الحكومة الإلكترونية و تطبيقاتها في شتى المؤسسات الحكومية بالسلطنة، و من هذه التدابير صدور المرسوم السلطاني (60/2007) بإنشاء منظومة إلكترونية لإدارة الوثائق في المؤسسات و الدوائر الحكومية بسلطنة عمان و منها أيضا المرسوم السلطاني (70/2008) الخاص بإنشاء هيئة الوثائق و المحفوظات الوطنية باستقلال مالي و إداري و اعتماد الهيكل التنظيمي لها، و كان توجه الهيئة منذ إنشائها إلى اعتماد نظام موحد لمنظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية في الجهات التي نص عليها قانون الوثائق و المحفوظات حيث قامت الهيئة بوضع نظام وطني لإدارة الوثائق في العام 2013، و نظرا لحداثة هذا النظام تأتي هذه الدراسة لتستهدف رصد مدى مواكبة النظام للمعايير الدولية للأرشيف مع التركيز على معايير المتطلبات الوظيفة للنظام الوطني العماني لإدارة الوثائق لارتباطها بتنظيم و فهرسة الوثائق و إدارتها و آليات التصرف و الاستبعاد وقد استعانت الدراسة بالمنهج الوصفي التحليلي للوقوف على مدى مواكبة المتطلبات الوظيفية للمنظومة الإلكترونية لإدارة الوثائق بسلطنة عمان للمعايير الدولية للأرشيف.

تمثلت أداة الدراسة في قائمة استخلصت فيها الباحثة المتطلبات الوظيفية اللازمة للنظم الفرعية لإدارة الوثائق الإلكترونية من المواصفات الدولية لإدارة الوثائق الإلكترونية بالإضافة إلى تحليل المحتوى و جماعات التركيز.

حيث رصدت المتطلبات الوظيفية التي أقرتها المعايير الدولية للأرشيف لمقارنتها بمنظومة هيئة الوثائق و المحفوظات الوطنية بسلطنة عمان و شكل دليل المعايير والتوجيهات للإدارة و المستندات الإلكترونية للمؤسسات و الدوائر الحكومية بسلطنة عمان و الصادر عن هيئة الوثائق و المحفوظات الوطنية بسلطنة عمان مجتمعا لهذه الدراسة.

وجاءت نتائج الدراسة في محورين مثل الأول تحليل المحتوى لدليل المعايير والتوجيهات و عرض المحور الثاني لمدى مواكبة النظام الوطني العماني للمعايير الدولية، و انتهت الدراسة إلى مواكبة منظومة إدارة الوثائق و الأرشيف بالهيئة الوطنية للمعايير الدولية للأرشيف.