Evaluation and improving the utilization of telephone appointment system in Governmental Health Center in Bahrain
Other Title(s)
تقييم وتحسين الاستفادة من نظام المواعيد الهاتفي في المركز الصحي ا لحكومي في البحرين
Joint Authors
Source
Journal of the Bahrain Medical Society
Issue
Vol. 18, Issue 2 (30 Apr. 2006), pp.77-81, 5 p.
Publisher
Publication Date
2006-04-30
Country of Publication
Bahrain
No. of Pages
5
Main Subjects
Topics
Abstract AR
الهدف : الهدف من هذه تقييم و تطوير طريقة حجز المواعيد عن طريق استخدام الهاتف في مركز صحي في مملكة البحرين (مركز الحورة الصحي).
الطريقة البحث : لقد وجد أن النسبة الكلية للحجز المسبق عن طريق الهاتف في إحدى المراكز الصحية في مملكة البحرين (مركز الحورة الصحي) لا تتجاوز 13% - 15% من مجمل الحجوزات للمواعيد و التي يفضل أصحابها الحضور شخصيا و تأكيد المواعيد.
و على ضوء ذلك، تم إعداد دراسة خاصة لبحث الأسباب الجذرية وراء انخفاض هذه النسبة، و توصل الفليق المكلف بالدراسة إلى الحلول التالية : إعداد هيكلة الفريق المكلف بالإشراف على حجز المسبق عن طريق الهاتف، القيام بحملة إعلانية شاملة تهدف إلى رفع مستوى وعي الجمهور بالنظام الجديد، و التأكيد من إلمام جميع الزوار بكيفية استخدام النظام الجديد للحجز عن طريق الهاتف.
النتائج : أدت الخطوات إلى تحسنا ملحوظا في العدد لمستخدمي الهاتف، الأمر الذي أدى إلى رفع نسبة استعمال الهاتف للحجز المسبق من 15-13% إلى 17% في شهر يوليو و 20% في شهر سبتمبر 2001.
و قد صاحب هذا التحسن ازدياد ملحوظ في نسبة رضا الزبائن للخدمة، و تحسن في الوقت الكافي لاستعمال النظام الجديد.
بالإضافة إلى الكفاءة العالية التي إضيفت إلى الطريقة التي يتم عن طريقها خدمة المرضى.
الاستنتاج و التوصيات : أظهرت النتائج إمكانية تطبيق نظام الهاتف في الحجز المسبق من دون إضافة أي تكلفة فعلية على النظام الحالي، حيث تعتمد هذه الطريقة على الاستعمال و التوظيف الأمثل للعناصر و الموارد المتوفرة مثل : خبرة موظفي المركز و مشاركة المجتمع في نشر الوعي بين المرضى.
هذه الطريقة المعتمدة على أساس العنصر البشري تساعد على تحسين مستوى الخدمة المقدمة للمرضى، و تساعد على تطوير المهارات الفردية لموظفي المركز الصحي في آن واحد.
Abstract EN
Objectives : Evaluate and improve the utilization of booking appointments by using the telephone system in a governmental Health Center in the Kingdom of Bahrain (Al Hoora Health Center).
Methods : A comprehensive root cause analysis study was conducted and the main causes were found to be stemming from the three elements : medical staff, patients, and the structure of the process.
As a result, a number of solutions were brain stormed and implemented over a specific time frame.
These were : restructuring of the current staff, raising awareness of the new system, and conducting a comprehensive media campaign.
The study takes place over 2 months.
Data were collected from the health centre statistics and a patients survey at the end of the study.
Results : Figures taken from the medical centers’ records showed a significant increase in the total number of patients using the telephone system (from 13 to 20 % in September 2001).
A statistical analysis of a sample of 100 patients showed that less that 4 % of any caller will face problems with booking over the phone (P.
value 0.005 >) and over 95 % of the patients believe that the new system has resulted in a reduction of process time (P.
value 0.005 >) the total satisfaction index was very high as well (P.
value 0.001 >).
Conclusions and Recommendations : In conclusion, the pilot study was very successful in verifying the effectiveness of the telephone-based system.
However more savings can also be achieved through the implementation of other techniques such as : Patient Processing Computer Based Simulation and integrated user interface.
As for other means of supporting the implementation of the system, Community-Based Promotion and customer-oriented Promotion are found to be very successful
American Psychological Association (APA)
al-Mahmud, Hana& Janan, Khalaf. 2006. Evaluation and improving the utilization of telephone appointment system in Governmental Health Center in Bahrain. Journal of the Bahrain Medical Society،Vol. 18, no. 2, pp.77-81.
https://search.emarefa.net/detail/BIM-238715
Modern Language Association (MLA)
al-Mahmud, Hana& Janan, Khalaf. Evaluation and improving the utilization of telephone appointment system in Governmental Health Center in Bahrain. Journal of the Bahrain Medical Society Vol. 18, no. 2 (Apr. 2006), pp.77-81.
https://search.emarefa.net/detail/BIM-238715
American Medical Association (AMA)
al-Mahmud, Hana& Janan, Khalaf. Evaluation and improving the utilization of telephone appointment system in Governmental Health Center in Bahrain. Journal of the Bahrain Medical Society. 2006. Vol. 18, no. 2, pp.77-81.
https://search.emarefa.net/detail/BIM-238715
Data Type
Journal Articles
Language
English
Notes
Includes bibliographical references : p. 81
Record ID
BIM-238715